In de archiefapplicaties van Delfland ontbreekt informatie terwijl documenten wel meervoudig staan opgeslagen op netwerkschijven. Vaak ontbreekt bij documenten de metadata: informatie over de informatie. Handmatig metadata toekennen aan documenten is zeer tijdrovend. Door invoering van de Wet Open Overheid (WOO), om te voldoen aan de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Archiefwet, én om de invoering van Microsoft Teams te faciliteren is het gewenst de informatiehuishouding versneld op orde te krijgen op een automatische wijze.

Doel
Het vinden en selecteren van een oplossing voor het automatisch metadateren van bestanden op de netwerkschijven van Delfland zodat informatie voorzien is van de juiste metadata en goed vindbaar, uitwisselbaar en duurzaam in de juiste systemen te archiveren is. Daarnaast is het belangrijk dat informatie betrouwbaar en volledig is, dat privacygevoelige documenten zijn voorzien van een AVG-classificatie en dat migratie van bestanden naar Teams eenvoudig is.

Doorlopen stappen
In 2020 zijn vier demo’s georganiseerd met externe leveranciers. Twee partijen zijn uitgenodigd voor de pilotfase, waarin de softwarepakketten zijn getest op kopie netwerkschijven van drie afdelingen.

Eindresultaat
De pilot heeft inzicht gegeven in de inhoud en ordeningsstructuur op netwerkschijven en de aanwezige metadata. Met beide pakketten is het mogelijk relevante bestanden klaar te zetten voor migratie naar Teams, het Document Management Systeem (DMS) of een andere applicatie. Ook kunnen bestanden op basis van al aanwezige metadata worden voorzien van een classificatie in het kader van de AVG en/of de Baseline Informatiebeveiliging Overheid.

De pilot is afgerond met de bevindingen en een advies met te nemen besluiten voor het vervolg en de implementatie. Eén partij wordt geselecteerd om hun softwarepakket uit te rollen binnen Delfland en de netwerkschijven automatisch te metadateren. Dit levert een kwaliteitsverbetering van de informatiehuishouding op.